28年度税制改正により、２９年分の扶養控除等申告書については、一定の帳簿を備えることで、マイナンバーの記載を省略できることとなりました。通常、扶養控除等申告書には従業員等のマイナンバーの記載が必要で、２９年分の扶養控除等申告書についても、記載されたマイナンバーについて本人確認等の手続を行った後、安全管理措置に則って適切な管理を行うこととなります。
ただし、マイナンバーが記載された申告書の提出を事前に受けていて、その申告書を基に一定の情報を帳簿として備えている場合には、29年分の扶養控除等申告書のマイナンバーの記載が省略できます。
帳簿として使用できる書類には、事前に提出を受けた申告書原本のほか、申告書の写し、申告書から必要情報を抽出して新たに作成した資料など、いくつかのパターンがあります。
【帳簿の基となる申告書は４種類】
①給与所得者の扶養控除等申告書
②従たる給与についての扶養控除等申告書
③退職所得の受給に関する申告書
④公的年金等の受給者の扶養控除等申告書
マイナンバー申告書の提出により、提出者本人、控除対象配偶者、控除対象扶養親族等の氏名、住所、マイナンバー、帳簿作成の根拠となった申告書の名称、申告書の提出年月、を記載したものが帳簿となる。これらの要件を満たす帳簿の作成パターンとしては、主に以下の３つが挙げられます。
①マイナンバー申告書原本を帳簿として保存するパターン
②マイナンバー申告書写しを帳簿として保存するパターン
③マイナンバー申告書より抽出した必要情報を帳簿として保存するパターン
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